Asistente Ejecutiva de Dirección Enfocada a Tesorería
AMW
- Cuajimalpa de Morelos, D.F.
- Permanente
- Tiempo completo
Garantizar una gestión eficiente y oportuna de las operaciones administrativas, financieras y de comunicación de la dirección, con un enfoque en tesorería. Asegurar el cumplimiento de pagos, la correcta gestión de fondos y el flujo de información relevante para la toma de decisiones. Brindar apoyo ejecutivo y personal al Director General, incluyendo la atención a visitantes, organización de viajes y coordinación de asuntos personales y corporativos. Elaborar reportes claros, útiles y verificables para facilitar la supervisión y planeación estratégica de la organización.Responsabilidades Principales
1. Gestión de Pagos, Tesorería y Finanzas
Elaboración de agenda mensual de pagos Planificar pagos de proveedores, servicios y compromisos administrativos basados en fechas límite establecidas.
Coordinación con proveedores Asegurar la recepción puntual de facturas y validar la disponibilidad de fondos en cuentas bancarias antes de realizar los pagos.
Ejecución de pagos Realizar transferencias y pagos electrónicos en plataformas bancarias, asegurando la correcta documentación y archivo de comprobantes.
Resguardo de pagos y fondos Tesorería Gestionar y asegurar el resguardo adecuado de los fondos destinados para pagos, supervisando la seguridad y control de las cuentas bancarias relacionadas.
Conciliación de gastos Verificar y asegurar que los gastos sean documentados adecuadamente, justificando cada uno de acuerdo con los lineamientos establecidos.
2. Reportes Financieros y Control de Egresos
Generación de reportes diarios Elaborar informes detallados sobre ingresos, egresos y flujo de caja.
Análisis de flujo de gastos Proporcionar reportes que faciliten la toma de decisiones sobre el control de los recursos financieros.
Informe mensual consolidado Presentar un resumen mensual con la evolución de los ingresos, egresos y el cumplimiento de pagos, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
3. Gestión Administrativa y Documental
Elaboración de documentos oficiales Redactar cartas, memorándums, pagarés y otros documentos relacionados con la administración de pagos.
Mantenimiento de registros Mantener actualizadas plantillas y checklists para la correcta gestión de la documentación administrativa.
Seguimiento de trámites Calendarizar y dar seguimiento a trámites corporativos y personales con vencimientos importantes, como licencias, permisos o suscripciones.
4. Comunicación Contable y Fiscal
Coordinación con contadores Asegurar la entrega puntual de documentos fiscales para la correcta gestión tributaria.
Validación de documentos fiscales Asegurar que los documentos fiscales se generen y envíen conforme al calendario fiscal acordado, garantizando el cumplimiento tributario.
5. Apoyo Ejecutivo
Gestión de agenda ejecutiva Apoyar en la organización de la agenda de la Dirección General, priorizando actividades y asegurando su correcta ejecución.
Preparación de reuniones Coordinar la logística de reuniones presenciales y virtuales, asegurando la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de los tiempos establecidos.
Atención de instrucciones directas Ejecutar de manera ágil y eficaz las instrucciones recibidas por la Dirección General.
6. Funciones de Asistencia Personal
Recepción y atención de visitas Dar la bienvenida a clientes, proveedores, aliados estratégicos y otros visitantes de manera profesional, asegurando una experiencia cordial y eficiente.
Gestión de reservaciones personales y corporativas Reservar vuelos, hoteles, restaurantes, transporte, citas médicas o personales y coordinar itinerarios para el Director General.
Organización de viajes Preparar documentación necesaria, itinerarios, traslados, viáticos y apoyos logísticos para los viajes nacionales e internacionales.
Atención telefónica y correspondencia personal Filtrar y atender llamadas personales y laborales, así como dar seguimiento a correspondencia confidencial.
Apoyo en eventos personales y empresariales Coordinar logística de reuniones sociales, eventos familiares o corporativos según lo solicitado.
Compras y encargos personales Apoyar con la gestión de compras o necesidades personales del Director General de forma discreta y confiable.Habilidades y Herramientas Requeridas
Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint Uso avanzado para la creación de reportes, presentaciones y gestión de información.
Banca electrónica Conocimiento en plataformas para realizar pagos transferencias, SAT, IMSS, SIPARE, SUA.
Comunicación efectiva Capacidad para redactar documentos oficiales y coordinar múltiples tareas de manera eficiente.
Organización y gestión de tiempo Habilidad para priorizar y administrar múltiples tareas bajo presión.
Conocimiento en Tesorería Habilidad para gestionar fondos, conciliaciones bancarias, control de flujo de efectivo y pagos.
Discreción y confidencialidad Manejo adecuado de información personal y profesional de alto nivel.
Proactividad y resolución de problemas Capacidad para anticiparse a necesidades del ejecutivo y resolver imprevistos de manera autónoma.Requisitos Académicos
Licenciatura En Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, o afines.Condiciones de Trabajo
Horario Lunes a Viernes de 1000 AM a 0800 PM, con horario de comida de 300 PM a 500 PM.
Modalidad Presencial.
Ubicación Bosque de las lomas, Cuajimalpa. A lado del edificio del pantalón, con disponibilidad ocasional para apoyo fuera de oficina en caso de requerirse.
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