Office Manager
- Chiapas
- Permanente
- Tiempo completo
Además, se encarga de gestionar temas administrativos como el control de inventarios de materiales e insumos, cotizaciones, presupuestos, contactos con proveedores y supervisión de mantenimientos y adecuaciones.
Responsabilidades:
Coordinar la recepción de nuevos colaboradores y asegurar un proceso de incorporación adecuado y completo, brindando el soporte y acompañamiento necesarios.
Informar y apoyar en aspectos relevantes como novedades en la infraestructura, inasistencias programadas y solicitud de permisos para ingresos a las instalaciones y parqueaderos del edificio.
Divulgar y comunicar los avisos y comunicados entre la administración del edificio y la oficina, asegurando que se realice un buen seguimiento.
Controlar el uso adecuado del carné para el ingreso a la oficina y reportar al área de People Experience llamados de atención por uso inadecuado de las instalaciones.
Crear y gestionar la implementación de políticas y procedimientos en la oficina, como solicitud de viajes, cotizaciones y reembolsos.
Llevar el registro digital y seguimiento de los contratos de proveedores y clientes, asegurando que la información se encuentre actualizada de acuerdo con los requisitos establecidos por el área financiera.
Realizar seguimiento anual a clientes y proveedores, garantizando la vigencia legal de la documentación y contratos.
Gestionar la reserva de salas de juntas, auditorio, oficinas y espacios en general solicitados con antelación por parte de los colaboradores.
Cotizar y reservar, con la aprobación del área financiera, todo lo relacionado con la gestión de viajes corporativos, seleccionando mínimo 3 proveedores.
Gestionar y controlar la existencia de materiales e insumos de cafetería, aseo y material de oficina, garantizando la cotización, compra y pedido correspondiente.
Realizar comunicados a los empleados recordando el cuidado y uso apropiado de los elementos tecnológicos, espacios de la oficina y demás recursos para una sana convivencia.
Supervisar las labores del personal de limpieza y reportar cualquier novedad en su desempeño.
Realizar tareas de asistencia permanente y acompañamiento en las actividades cotidianas de la oficina, que son fundamentales para su funcionamiento eficaz.
Atender a usuarios y visitantes, organizando las agendas y brindando apoyo a las personas que por alguna razón visitan la oficina
Formación Académica:
Tecnólogo o Profesional en áreas administrativas y/o afines.
Experiencia laboral:
+2 años prestando servicios de apoyo en todas las áreas administrativas, control y manejo de archivo, gestión documental, manejo de proveedores.
Competencias:
Comunicación
Resolución de problemas
Servicio al cliente
Planeación y organización
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